ImmoScout24: wie Capitality die Regeln einhält

VerfügbarIn jedem Arbeitsbereich, hier dokumentiert, mit seinen Änderungen auf seiner Seite.

Auf dem Weg des Maklers

Objekte & Vermarktung

Welches Problem das löst: Auf ImmoScout24 von Hand veröffentlichen und seine Anfragen nur so lange behalten, wie die Regeln es erlauben — Arbeit, die niemand nachhält.

So sieht es aus

Ein ImmoScout24-Konto in Capitality verbinden

Eine Anfrage von ImmoScout24 mit ihrem Löschdatum

Fiktive Daten, keine echten Personen.

Kurz gesagt: Sie veröffentlichen Ihre Inserate aus Capitality heraus auf ImmoScout24 — über die offizielle Schnittstelle von ImmoScout24, mit Ihrem eigenen ImmoScout24-Konto. Eine Anfrage, die über ImmoScout24 eingeht, dient nur dem Anliegen der Person, die sie gesendet hat, bleibt in Ihrem Büro und wird gelöscht, sobald dieser Zweck entfallen ist — wann, zeigt die Anfrage selbst. Auf dem Weg zu ImmoScout24 fügt Capitality Ihrem Inserat keine personenbezogenen Daten hinzu.

Diese Seite beschreibt, wie Capitality arbeitet; sie ist keine Rechtsberatung.

Die Regeln

ImmoScout24 setzt Regeln für Software, die sich mit ImmoScout24 verbindet: die Nutzungsbedingungen der API (Stand 15. August 2022) und die Bedingungen unserer Vereinbarung mit ImmoScout24. Dazu kommt die DSGVO — für Ihr Büro wie für uns. Die folgenden Abschnitte zeigen, was diese Regeln im Alltag mit Capitality bedeuten; Zahlen in Klammern verweisen auf die Ziffern der Nutzungsbedingungen der API.

Wer wofür verantwortlich ist

• Ihr Büro entscheidet, was mit den Anfragen geschieht, die es erhält: Nach der DSGVO ist es der Verantwortliche. Das sagt auch ImmoScout24 in seinen Datenschutzhinweisen (Abschnitt 6): Wer eine Kontaktanfrage erhält, ist für ihre Aufbewahrung und Löschung verantwortlich.
• Capitality (Capkrea GmbH) verarbeitet die Anfragen im Auftrag Ihres Büros, nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Ihr Büro bei der Registrierung annimmt. Für alles, was über die Schnittstelle von ImmoScout24 läuft, binden die Regeln von ImmoScout24 auch uns — deshalb lassen sich die Löschungen unten nicht abschalten.
• ImmoScout24 ist für die eigene Plattform verantwortlich und für das, was seine Nutzer dort eingeben.

Anfragen von ImmoScout24

Eine Anfrage erreicht Capitality als die E-Mail, die ImmoScout24 Ihnen schickt, weitergeleitet an die Anfrage-Adresse Ihres Büros. Capitality kennzeichnet sie mit ihrer Herkunft und behandelt sie nach den folgenden Regeln.

Nur für die Anfrage

Sie antworten der Person, planen eine Besichtigung, schicken das Exposé und nehmen ein Angebot entgegen — in dem Büro, das die Anfrage erhalten hat. Capitality verkauft keine Anfragen, gibt sie an kein anderes Büro weiter und kopiert die Person in kein anderes Büro. Post an die Person ist eine Antwort auf ihre Anfrage, nie ein Mailing: ImmoScout24 untersagt unaufgeforderte Nachrichten an seine Nutzer (9.2). Daran hält Capitality auch Sie: Andere Objekte vorschlagen oder passende Angebote mailen geht erst, wenn die Einwilligung der Person erfasst ist.

Gelöscht, sobald der Zweck entfällt

ImmoScout24 untersagt, die Daten seiner Nutzer ohne deren ausdrückliche Einwilligung dauerhaft zu speichern (9.2). Capitality löscht die Anfrage deshalb — Name, Kontaktdaten und Nachricht der Person —, sobald sie ihren Zweck erfüllt hat:

Was geschehen ist	Die Anfrage wird gelöscht
Das Objekt, um das es geht, ist in Capitality als verkauft oder vermietet markiert oder zurückgezogen	binnen eines Tages
Sie haben die Anfrage verworfen	einen Tag nach dem Verwerfen
Es ist nichts mehr geschehen	90 Tage nach der letzten Aktivität

• Was sie hält. Eine anstehende Besichtigung oder ein offenes Angebot hält die Anfrage; die 90 Tage zählen ab der letzten Aktivität. Wird ein Angebot angenommen, wird die Person Ihr Käufer oder Mieter, und die Anfrage bleibt bei diesem Vorgang.
• Der Kontakt geht mit. Ein aus der Anfrage angelegter Kontakt wird mit ihr gelöscht — außer die Werbe-Einwilligung der Person ist am Kontakt erfasst, oder der Kontakt ist auch mit einer anderen Anfrage oder einem Vorgang (Deal) verknüpft. Ein Kontakt, der schon vor der Anfrage in Capitality war, bleibt.
• Täglich geprüft. Capitality sieht jede Anfrage von ImmoScout24 einmal am Tag an; das Datum, das eine Anfrage zeigt, ist der späteste Termin.
• Immer aktiv. Diese Regeln gelten unabhängig von allen anderen Einstellungen Ihres Büros. Anfragen von Ihrer Website oder anderen Portalen folgen eigenen Regeln.
• Kurz unterwegs. Der Dienst, der die Anfrage-E-Mail empfängt und an Ihre Anfragen weitergibt, behält die Angaben zur Person höchstens sieben Tage.

Auf jeder Anfrage sichtbar, am Kontakt, und eine Woche vorher

Jede Anfrage von ImmoScout24 zeigt, wann sie gelöscht wird oder was sie vorerst hält — mit einem Link auf diese Seite. Der daraus angelegte Kontakt sagt dasselbe neben seiner Werbe-Einwilligung — und eine Woche, bevor die Anfrage gelöscht wird, erhält Ihr Posteingang einen Hinweis mit dem Objekt, damit eine Einwilligung, ein Angebot oder eine Besichtigung die Person noch halten kann:

Verschickte Exposés

Wenn Sie ein Exposé aus Capitality verschicken, hält die Freigabe fest, wer es erhalten und wann geöffnet hat — Ihr Nachweis, falls eine Provision einmal strittig wird. Ein solcher Nachweis behält den Empfänger, bis ein Provisionsanspruch verjährt ist: drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das Exposé verschickt wurde (§§ 195, 199 BGB). Danach gehen die Angaben zur Person, und eine anonyme Zeile bleibt, damit Ihre Zahlen weiter stimmen.

Bei einer Person, die über ImmoScout24 kam, geht der Exposé-Nachweis mit der Anfrage — außer die Person hat die Widerrufsbelehrung bestätigt und das vollständige Exposé geöffnet. Dieser Nachweis dokumentiert Ihren eigenen Kontakt mit ihr auf dem Weg zum Maklervertrag und wird wie jeder andere Exposé-Nachweis aufbewahrt.

Was Capitality mit Daten von ImmoScout24 nicht tut

• Kein Auslesen der Inserate von ImmoScout24. Die Verbindung verwaltet nur Ihre eigenen Inserate: Sie legt sie an, aktualisiert, veröffentlicht, zieht zurück und löscht sie, samt Bildern. Suchen, die Kontakte und die Berichte von ImmoScout24 sind gesperrt, bevor ein Aufruf Capitality verlässt.
• Keine Preisvorschläge oder Marktstatistiken aus deren Daten (7.2). Preise, Vergleiche und Statistiken in Capitality stammen aus Ihren eigenen Objekten. Ihre Anfragezahlen sind Ihre eigene Korrespondenz und werden nie büroübergreifend zusammengeführt.
• Keine Person in einer KI-Lesung. Lässt Ihr Büro Anfragen von einem KI-Modell lesen, erhält das Modell nur das Anliegen: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der anfragenden Person werden vor dem Senden aus dem Text entfernt. Die KI-Anbieter sind Unterauftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und nur im Einsatz, wenn Sie KI-Funktionen einschalten.
• Kein Speicher ihrer Daten (7.2). Capitality behält nie ein Inserat oder eine Seite, die es von ImmoScout24 gelesen hätte. Von den Antworten von ImmoScout24 auf Ihre eigenen Veröffentlichungen behält es, was zu dieser Veröffentlichung gehört: die ImmoScout24-Nummer Ihres Inserats, den Link zu seinem Exposé und die Antwort von ImmoScout24 auf jede Übergabe — die Begründung einer Ablehnung, damit Sie sie später nachlesen können.

Was an ImmoScout24 geht

• Das Inserat, nichts Persönliches hinzugefügt (9.6). Was Sie veröffentlichen, ist das Objektinserat — Objektdaten, Texte, Bilder und nur die Dokumente, die Sie für Portale markiert haben. Capitality fügt keinen Kontaktblock, keine Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern hinzu. Was Sie in die Texte schreiben oder als Dokument hochladen, geht so, wie es ist, und ImmoScout24 zeigt es jedem Besucher: Namen und Nummern von Personen gehören nicht hinein.
• Antworten von ImmoScout24 in deren Worten (9.1). Lehnt ImmoScout24 ein Inserat ab, sehen Sie die Begründung.
• Reserviert und verkauft gehen offline. Die Bedingungen von ImmoScout24 für Anbieter verlangen, ein Objekt zu deaktivieren, sobald es verkauft oder reserviert ist. Ein Objekt, das Sie als verkauft markieren, wird sofort von ImmoScout24 genommen; ein reserviertes ebenfalls — es bleibt dort aktuell und geht wieder online, sobald es frei ist. Eine Verbindung kann reservierte Objekte stattdessen online lassen, mit „RESERVIERT –“ vor dem Titel; die Einstellung sagt, was ImmoScout24 verlangt, und die Entscheidung liegt bei Ihrem Büro.
• Ohne freies Kontingent keine Veröffentlichung. ImmoScout24 zeigt ein Objekt nur, solange Ihr Konto ein freies Kontingent dafür hat. Ohne eines wird das Objekt dort angelegt, aber nicht veröffentlicht; Capitality markiert es als „Angelegt, nicht öffentlich“ und zeigt die Begründung von ImmoScout24. Geben Sie Kontingent frei oder erweitern Sie es, und veröffentlichen Sie dann erneut.

Anmeldung mit Ihrem ImmoScout24-Konto

Sie verbinden ImmoScout24 einmal für das ganze Büro oder jeder Makler mit dem eigenen Konto, unter Einstellungen → Integrationen → ImmoScout24. Sie melden sich bei ImmoScout24 selbst an und erlauben der Verbindung, in Ihrem Namen zu veröffentlichen; Ihr ImmoScout24-Passwort sieht Capitality nie.

Was Sie einem Prüfer zeigen können

Einstellungen → Datenschutz & Aufbewahrung zeigt die Regeln, wie sie in Ihrem Büro gelten, was in den nächsten sieben und dreißig Tagen gelöscht wird, und das Löschprotokoll: ein Eintrag je täglichem Lauf, der etwas gelöscht, gezählt oder angekündigt hat — wie viele Anfragen, aus welcher Quelle, nach welcher Regel, nie eine Person. Das Protokoll lässt sich als CSV für Ihr Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) oder eine Prüfung herunterladen.

Was in Ihrer Verantwortung bleibt

Capitality löscht, was es aus einer Anfrage von ImmoScout24 angelegt hat. Für Kopien, die Sie selbst anlegen, sind Sie als Verantwortlicher zuständig:

• einen Kontakt, den Sie von Hand eingegeben oder selbst mit einem Vorgang oder einer anderen Anfrage verknüpft haben;
• Notizen, exportierte Listen, Downloads und Ausdrucke;
• die Anfrage-E-Mails in Ihrem eigenen Postfach;
• die Daten der Person in anderer Software.

Wenn Sie mit der Person über ihre Anfrage hinaus in Kontakt bleiben wollen — etwa für neue Angebote —, brauchen Sie ihre Einwilligung. Die Seite, auf die Ihre Antwort verlinkt, fragt selbst danach: ein Satz, ein „Ja, gern“, der Widerruf gleich daneben. Ein Ja bleibt als Nachweis bei der Anfrage und landet am Kontakt, der aus ihr wird; eine anderswo eingeholte Einwilligung erfassen Sie am Kontakt (Werbe-Einwilligung (E-Mail) → Einwilligung erfassen). Mit erfasster Einwilligung bleibt der Kontakt, und Vorschläge und passende Objekte dürfen folgen.

Capitality ist für das, was über die Schnittstelle von ImmoScout24 läuft, selbst an dessen Bedingungen gebunden. Nimmt ImmoScout24 Capitality in Anspruch, weil jemand in Ihrem Büro dessen Daten entgegen diesen Bedingungen genutzt hat, stellt Ihr Büro Capitality frei — so regeln es die Nutzungsbedingungen im Abschnitt „Daten aus Immobilienportalen“.

Quellen

• Nutzungsbedingungen der ImmoScout24-API, Stand 15. August 2022: Deutsch · Englisch
• Datenschutzhinweise von ImmoScout24, Abschnitt 6

Neu in dieser Funktion

Die Änderungen dieser Funktion, neueste zuerst — eine Zeile je Änderung, mit der Version, in der sie kam.

• App 0.41.0Pets, WBS, a fixed term and the minimum rental term now reach ImmoScout24, immowelt and the OpenImmo portals, and the rental terms say so.
• Platform 0.27.0Your own tools can now react when an ad goes live on a portal or comes off it — on ImmoScout24 and the OpenImmo portals alike.
• App 0.40.3A member connecting ImmoScout24 is told it is their own account that goes through, before they create the connection.
• App 0.39.0Portals are easier to follow: a portals column in the listings table, the real ImmoScout24 status on the object page, and what is missing shown before you publish.
• App 0.38.1The ImmoScout24 logo beside a listing's portal status now shows instead of a broken image.
• App 0.34.4Listings name ImmoScout24 as the source of their portal number and exposé link, as the portal's terms ask.
• App 0.34.4ImmoScout24 contacts show when they will be deleted, and the inbox warns ahead of time so the person can still be kept.
• App 0.34.4Suggesting objects to an ImmoScout24 lead explains that they wait for consent, and where to ask for it.
• App 0.34.3The data processing agreement now covers who keeps and deletes ImmoScout24 enquiries and the contacts made from them.
• App 0.34.3Each ImmoScout24 enquiry now shows when it will be deleted under the portal's terms, with a guide explaining the rules.
• App 0.34.3The terms of use now cover how data from property portals such as ImmoScout24 may be used.
• Platform 0.20.6Other objects reach ImmoScout24 enquirers only once they agree, and pets help without seeing their e-mail address or phone number.
• Platform 0.20.4Exposé links keep their recipients only as long as your proof is needed, and ImmoScout24 contacts follow the portal's terms.
• Platform 0.20.4An ImmoScout24 listing shows as live only when it is live on the portal itself.
• Platform 0.20.4Each ImmoScout24 enquiry shows when it will be deleted under the portal's terms, and goes on time.
• Platform 0.19.11The integrations catalog offers only the real ImmoScout24, so your ads appear where buyers look.
• Platform 0.13.0Listings go out to ImmoScout24, Immowelt and other portals straight from Capitality, with each portal's answer in view.

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