Kalender & Planer: belegte Zeiten sehen, bevor Sie buchen

AlphaAuf Anfrage gebaut. Die App sagt es dort, wo Sie es nutzen, und fragt, was fehlt.

Auf dem Weg des Maklers

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Welches Problem das löst: Eine Besichtigung wird zu einer Zeit angeboten, die im eigenen Kalender längst belegt ist, und der Planer zeigt davon nichts.

Kurz gesagt: Verbinden Sie Ihren Google-, Microsoft- oder Apple-Kalender. Der Planer zeigt die Stunden, die darin belegt sind, schlägt freie Zeiten um sie herum vor und trägt Ihre Besichtigungen, Rückrufe und Termine dort ein. Kollegen sehen Ihre Stunden nur als belegt, nie den Grund.

Einen Kalender verbinden

• Google. Verbinden Sie ein Google-Konto unter „Kalender“. Termine werden dorthin geschrieben. Das Lesen von Google-Kalendern ist vorerst eingeschränkt, siehe Grenzen und Hinweise.
• Microsoft. Verbinden Sie ein Microsoft-365- oder Outlook-Konto auf dieselbe Weise. Termine werden in den Outlook-Kalender geschrieben.
• Apple und andere CalDAV-Kalender. Geben Sie „iCloud“ oder die Adresse eines https-CalDAV-Servers ein, dazu Ihren Benutzernamen und ein app-spezifisches Passwort. Die App bewahrt das Passwort verschlüsselt auf dem Server auf.

Das Panel

Unter „Kalender“ im Planer steht jedes verbundene Konto mit seinen Kalendern, je eine Zeile: die Farbe, ein Kästchen zum Anzeigen oder Ausblenden und ein Kästchen „Zählt als belegt“. Die Auswahl wird auf dem Server gespeichert und folgt Ihnen in jeden Browser. „Kalender aktualisieren“ liest die Kalender eines Kontos erneut ein.

Eigene Termine und Belegtes

Ihre Termine aus den angezeigten Kalendern erscheinen in der Tages- und Wochenansicht mit Titel, Zeit und Farbe. Ganztägige Termine liegen oben in einer eigenen Zeile; Abwesenheit und Fokuszeit sind schraffiert. Belegt ist, was der Anbieter selbst so meldet: die Frei/Belegt-Angabe jedes Termins bei Google und der Anzeigestatus bei Outlook (belegt, abwesend, vorläufig).

Was Kollegen sehen

Ein Kollege, der für Sie plant, sieht Ihre belegten Stunden als schraffierte Blöcke „Belegt“ und nichts weiter: nie den Titel, nie, worum es im Termin geht, und nie, in welchem Kalender oder Konto er steht.

Planen mit freien Zeiten

Der Planungsdialog schlägt die erste Zeit vor, in der die Person frei ist, in ihren verbundenen Kalendern und in Capitality, innerhalb der Geschäftszeiten der Firma. Eine von Ihnen eingetippte Zeit, die belegt ist, wird darunter genannt; sie lässt sich trotzdem planen, nichts wird blockiert. Auch Räume, Autos und Geräte der Firma lassen sich wählen: Der Vorschlag überspringt deren belegte Zeiten, und ein gewählter Raum bleibt mit der geplanten Karte reserviert.

Eine Karte mit Uhrzeit, die einem Mitglied zugewiesen ist, wird zu einem Termin in dessen verbundenen Kalendern. Ganztägige Aufgaben bleiben in Capitality. Ein geplanter Termin zeigt „Im Kalender“, sobald Ihre Kalender ihn haben, „Wird eingetragen …“, solange er unterwegs ist, und bietet „erneut versuchen“ an, wenn ein Kalender ihn nicht übernommen hat.

Buchungsseiten

Unter den Einstellungen legt „Buchungsseite“ Ihre Wochenzeiten und Zeitzone fest, die angebotenen Dauern, die Vorlaufzeit, Pausen, eine Höchstzahl pro Tag und ob Sie von Hand bestätigen; dazu gibt es einen Link zum Teilen. Ein Mitglied kann mehr als eine Seite haben, jede mit eigenen Zeiten.

Ein Kunde öffnet den Link und wählt eine freie Zeit, ohne sich anzumelden; eine Turnstile-Prüfung hält Bots fern. Die Seite zeigt Ihren Namen und die freien Zeiten, sonst nichts über Sie. Eine bestätigte Buchung wird zu einem Termin in Ihrem Kalender, und der Kunde erhält einen Link zu seiner Buchung. Die Seite spricht die Marktsprache der Firma: Deutsch für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

Meeting-Links

Ein geplanter Termin kann einen Meeting-Link tragen. „Meeting-Link hinzufügen“ im Planungsdialog bietet keinen, einen eingefügten https-Link, ein Google Meet oder einen Microsoft-Teams-Anruf. Bei Meet und Teams erstellt Ihr verbundener Kalender den Anruf; sein Link erscheint, sobald der Kalender ihn erstellt hat. „Teilnehmen“ öffnet den Link am Termin, auf seiner Karte, in der Zeitachse und in der Agenda.

Ein Anruf lässt sich wieder abnehmen; der Termin behält seine Zeit. Bei einem Termin mit eingeladenem Gast wird ein Anruf auf seiner Karte entfernt, und die Werkzeuge des Assistenten lehnen es ab, dort einen hinzuzufügen.

Offline

Ohne Verbindung zeigt der Planer den zuletzt geladenen Zeitraum: Termine, Ihre eigenen Termine und belegte Zeiten, mit der Markierung „Offline“ und dem Zeitpunkt, zu dem er gespeichert wurde. Nichts lässt sich anlegen, verschieben oder ändern, bis Sie wieder online sind; und nichts wird für später gespeichert. Der Zeitraum bleibt auf diesem Gerät nur für Sie und diesen Arbeitsbereich, wird vom nächsten geladenen Zeitraum ersetzt und beim Abmelden gelöscht. Belegte Zeiten eines Kollegen werden nie gespeichert.

Vorschläge, wenn sich eine Besichtigung im Kalender verschiebt

Eine Besichtigung mit eingeladenem Käufer wird nicht stillschweigend verschoben. Wird sie in Ihrem Kalender verschoben oder gelöscht, zeigen Karte und Planer „Im Kalender verschoben auf …“ oder „Im Kalender gelöscht“ mit zwei Schaltflächen:

• „Übernehmen und Käufer informieren“ verschiebt die Besichtigung auf die neue Zeit, oder sagt sie ab, und der Käufer wird per E-Mail informiert.
• „Im Kalender zurücksetzen“ schreibt Ihre Zeit zurück in den Kalender und informiert niemanden.

Bevor Sie die erste Schaltfläche drücken, erreicht nichts den Käufer. Hat sich der Termin inzwischen geändert, wird die Frage erneut gestellt.

Werkzeuge für den Assistenten

Der Assistent und die App rufen diese Werkzeuge beim Namen auf. Ein Werkzeug, das schreibt, fragt eine Person nur dort vorab, wo die Spalte „Freigabe nötig, wenn“ es vorsieht; wer in der App auf die Schaltfläche drückt, entscheidet selbst. Ist der Kalender für eine Firma ausgeschaltet, meldet jedes dieser Werkzeuge, dass der Kalender aus ist.

Werkzeug	Liest oder schreibt	Freigabe nötig, wenn	Was es tut
calendar.time.find	liest	nie	Findet freie Zeiten einer gewünschten Dauer, wenn alle genannten Personen und Ressourcen frei sind, innerhalb der Geschäftszeiten der Firma; nur Zeiten, nie der Grund einer Belegung.
calendar.busy.read	liest	nie	Liest, wann die genannten Personen (Sie selbst oder Kollegen) und die Kalender der Firma in einem Zeitraum belegt sind; nur Zeiten, nie was oder warum.
calendar.appointment.plan	schreibt	nie	Plant einen Termin im Kalender einer Person. Eine Person wird auf eine Überschneidung hingewiesen und kann trotzdem fortfahren; der Assistent wird bei einer belegten oder außerhalb der Zeiten liegenden Zeit abgewiesen und wählt eine freie.
calendar.appointment.move	schreibt	der Assistent verschiebt einen Termin mit Gästen	Verschiebt einen Termin auf eine neue Zeit. Ein Termin mit eingeladenen Gästen wird nur verschoben, wenn die Gäste informiert werden; ein solcher Schritt des Assistenten wartet auf eine Person.
calendar.appointment.cancel	schreibt	der Assistent sagt ab	Sagt einen Termin ab; er bleibt durchgestrichen stehen. Eine Absage lässt sich nicht zurücknehmen.
calendar.reminder.send	schreibt	nie	Erinnert den Eigentümer eines bevorstehenden Termins per Nachricht an sein Postfach. Sie lässt sich nicht zurücknehmen.
calendar.conference.attach	schreibt	nie	Hängt einen Meeting-Link an einen Termin: einen eingefügten https-Link, oder ein Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Meeting, das der verbundene Kalender erstellt (der Link erscheint, sobald er da ist); oder nimmt den Anruf wieder ab. Ein Termin mit eingeladenem Gast wird abgewiesen. Es lässt sich rückgängig machen.

Was privat bleibt

• Ihre Termintitel und der Kalender oder das Konto, in dem ein Termin steht, gehören nur Ihnen.
• Ein Kollege sieht Ihre belegte Zeit als „Belegt“, nie, worum es geht.
• Ein Kalender, den Sie für sich selbst verbinden, ist für die Firma nicht sichtbar; die Firma sieht nicht, welcher Kalender oder welches Konto es ist. Ein Kollege kann trotzdem einen belegten Block bemerken.
• Die öffentliche Buchungsseite zeigt nur Ihren Namen und die freien Zeiten.
• Eine Besichtigung steht im verbundenen Kalender unter dem Objekt, nie unter dem Namen des Käufers.

Grenzen und Hinweise

• Ein Teams-Anruf bleibt im Outlook-Termin. Nimmt man hier einen Teams-Anruf ab, wird der Link aus dem Termin entfernt; das Meeting selbst lässt Microsoft auf diesem Weg aber nicht aus einem Termin löschen. Das Meeting bleibt im Outlook-Termin; soll es weg, entfernen Sie es in Outlook.
• Apple- und andere CalDAV-Kalender haben keine Push-Benachrichtigung. Die App fragt den Server in einem Takt ab; eine Änderung in einem solchen Kalender erscheint deshalb nach der nächsten Abfrage, nicht sofort.
• Das Lesen von Google-Kalendern wartet auf die Prüfung durch Google. Dafür braucht es einen Lesezugriff, den Google prüft. Diese Prüfung steht noch aus; Google-Kalender werden deshalb noch nicht für jede Firma im Planer gelesen.
• Alpha, je Büro freigeschaltet. Wir schalten die Kalender je Büro frei; sagen Sie uns Bescheid, wenn Sie dabei sein möchten. Die App sagt es dort, wo Sie es nutzen, und fragt, was fehlt.

Neu in dieser Funktion

Die Änderungen dieser Funktion, neueste zuerst — eine Zeile je Änderung, mit der Version, in der sie kam.

• App 0.61.0The planner shows when a connected calendar is already taken — yours, or a colleague's you plan for — and suggests free times around it.
• App 0.61.0The planning dialog suggests a time when everyone is free.
• App 0.61.0Each calendar of a connected account now shows on its own, with its colour, and you choose which ones count as busy.
• App 0.61.0Your own appointments from your connected calendars now appear in Capitality's planner, with their title, time and colour.
• App 0.61.0Apple iCloud and other CalDAV calendars can be connected under „Kalender“, with an app-specific password.
• App 0.61.0Booking pages speak the firm's language, can be opened more than once, and a room chosen in the planning dialog stays free in the suggested time.
• App 0.61.0Members can open a booking page so clients book a free time themselves.
• App 0.61.0A planned appointment can carry a Google Meet, Microsoft Teams or pasted meeting link and shows „Teilnehmen“.
• App 0.61.0A planned appointment now shows whether it reached your calendars.
• App 0.61.0The planner shows the days you loaded last when you are offline.
• App 0.61.0The planner works comfortably on a phone: large tap targets, the calendars in a sheet from below, and the choice of whose appointments to show always within reach.
• App 0.61.0A viewing moved or deleted in your calendar asks before the buyer is told.
• Platform 0.38.0A viewing is no longer offered at a time the broker's connected calendar already has taken.
• App 0.60.0The calendar now shows which calendars are connected and in what state, and connecting one happens in a small window while your page stays open.
• App 0.59.0You can connect your Google Calendar under Integrationen; Capitality gets a calendar of its own there and reads nothing of your appointments.
• Platform 0.37.0A calendar you connect turns ready on its own in every open tab, without reloading the page.
• App 0.52.32Screen readers now tell the two calendar buttons under Absence apart: one opens the first day, the other the last day.
• Platform 0.34.28A cancelled viewing, or one called off by deleting its planner card, now reaches colleagues' screens at once.
• Platform 0.34.23Deleting a viewing from the calendar now cancels it for the buyer too, and their page only mentions a mailed invitation when one was sent.
• App 0.41.0A busy listing no longer floods the notifications: its new enquiries arrive as one notice — „12 neue Anfragen zu …“ — that opens exactly those.
• Platform 0.27.0Viewing invitations now stay right in people's calendars: a move updates the entry, a cancellation removes it, and the mail comes in their language with the full address.
• App 0.40.3When you plan a viewing for a buyer, one switch sends them the confirmation with a calendar invitation.
• Platform 0.25.4A viewing a broker plans for a buyer can send them the confirmation with a calendar invitation, and reminders follow.
• App 0.40.0On a phone the calendar shows its Day / Week / Month picker up front instead of half hidden at the screen's edge.
• App 0.40.0Times for viewings, viewing slots and follow-ups now use your own clock setting — 13:00, or 1:00 PM if you chose 12-hour — like the calendar.
• App 0.37.4The little calendar no longer changes height while you flip through months.
• App 0.37.3With a screen reader, calendar days are read with their full date, and removing a linked record says which one.
• App 0.30.0Planning the next step works the same everywhere, from properties and contacts to enquiries and the calendar.
• App 0.30.0The calendar stays usable while appointments load or before there are any, so you can book the first one.
• Platform 0.17.0Booked viewings land in your calendar with everything you need, and moving one tells every visitor the new time.
• App 0.25.0Calendar appointments can be moved and resized from the keyboard, with screen readers announcing the new time.
• App 0.25.0The calendar can show a single colleague's appointments, and the link keeps that view for sharing.
• App 0.25.0In the calendar's month view, a deal spanning several days appears as one bar, not as a row of separate appointments.
• App 0.25.0Custom fields on deal cards read in one quiet size, so busy boards look calmer.
• App 0.25.0The calendar timeline opens at the scale you last picked on this device, instead of starting over each time.
• App 0.25.0The calendar's year view shows what is actually planned each month, with every appointment and deal a click away.
• App 0.11.4Team members get a smoother day: deals stay in the calendar, and only actions they may use are offered.
• App 0.11.1Booking from the calendar shows the full time slot, and the new appointment is yours from the start.
• App 0.11.1Viewings can be booked straight from the calendar, with the new deal already holding the date and time.
• App 0.11.1Rescheduling in the calendar feels safer and quieter, with an Undo that waits long enough to use.

… und 2 ältere Änderungen.

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